Hizmetlerimiz
Hadi Başlayalım
Zamanında ve bütçeye uygun çözümlerle
GMG Danışmanlık ile iletişime geçebilirsiniz.
ISO Belgesi Nasıl Alınır? Belge Alma Aşamaları
Faaliyet gösterdiği alan ne olursa olsun ISO belgeleri tüm firmalar için önem arz eder. Hem tüm dünyada kabul görmüş bir sistem sahibi olmayı hem de sektördeki ticarî gücünü artırmayı hedefleyen firmalar için ISO belgesine sahip olmak kaçınılmazdır. Bu noktada “ISO belgesi nasıl alınır?” sorusu hemen her firmanın gündemine girmeyi başarır. ISO belgesine sahip olabilmek için gerekli basit birkaç temel adımdan söz edilebilir.
ISO Belgesi Nasıl Alınır?
ISO belgesi almak uygun sertifikasyon kuruluşlarından hizmet almak demektir. Bu süreçte kaliteli hizmet alabileceğiniz bir sertifikasyon kuruluşunu kendinize iş ortağı olarak seçmeniz en önemlisidir. Almak istediğiniz ISO belgesi konusunda akredite edilmiş, yetkili bir sertifikasyon kuruluşunu belirlemenizin ardından kuruluştan bilgi talep etmenizle süreç başlar. Faaliyet kapsamınıza, söz konusu ISO belgesinin çeşidine, firmanıza ait bazı özelliklere ve gerekli diğer bilgilere göre firmanıza özel fiyat teklifi oluşturulur. Devamında ise belgenin niteliğine göre denetiminiz plânlanır ya da doğrudan belge basım aşamasına geçilebilir. Her bir ISO belgesi için süreçler kısmen değişiklik gösterebilir. Bunun için en sağlıklı olanı belgelendirme kuruluşlarından spesifik olarak bilgi talep etmenizdir.
ISO Belgesi Almak İçin Adımlar Nelerdir?
- Belge alınacak standart ve akreditasyon konularını kararlaştırmak
- Sertifikasyon kuruluşu araştırması yapmak ve fiyat teklifi almak
- Denetimin Plânlanması ve Gerçekleştirilmesi
- Raporlama ve Belge Basımı
- Belgenin Her Yıl Yenilenmesi
1)Belge alınacak standart ve akreditasyon konularını kararlaştırmak
Öncelikle hangi ISO belgesini almanız gerektiğine karar vermelisiniz. Örneğin; ISO 9001 her firma için yaygın olarak kullanılan bir yönetim sistemi iken ISO 22000 gıda firmaları için hayli önem teşkil eden bir yönetim sistemidir. Amacınız bütünüyle kalite sistemi kurmak ise tercihiniz ISO 9001 olmalı fakat gıda güvenliği özelinde bir yönetim hedefiniz varsa ISO 22000 standardını gündeminize alabilirsiniz. Bilgi güvenliği, çevre yönetimi, iş güvenliği, müşteri memnuniyeti gibi farklı konularda da etkin ISO standartları olduğu için firmanızın asıl ihtiyacı olan belge ya da belgeleri belirlemeniz ilk adımı oluşturur. Sonrasında ise belgenizin hangi akreditasyona sahip olması gerektiğine karar vermelisiniz. Türkak, IAS, DAkkS, UKAS gibi farklı akreditasyon kurumlarının onayı ile basılan belgeler müşterilerinizin ya da çalıştığınız kurumların taleplerini karşılayabilmeniz için önemli kriterlerdir. Dolayısıyla akreditasyon konusu netleştirmeniz gereken ilk noktalardan olmakla birlikte bu konuda detaylı bilgiyi sertifikasyon kuruluşundan talep edebilirsiniz.
2)Sertifikasyon kuruluşu araştırması yapmak ve fiyat teklifi almak
Tüm detayları belirlediyseniz sırada partnerinizi seçmek vardır. Bir Google araştırması veya çevrenizden gelen öneriler sonucu sertifikasyon kuruluşları hakkında fikir sahibi olabilirsiniz. Kuruluş ile bağlantı kurduktan sonra belgelendirme için gerekli süre ve ücretler sizin için uygun ise belgelendirme sürecini başlatabilirsiniz.
3)Denetimin Plânlanması ve Gerçekleştirilmesi
Eğer TÜRKAK akrediteli bir belge alacaksanız ilgili standart kapsamında denetim geçirmeniz gerekir. Ya da diğer akreditasyonlar söz konusu olsa bile sizin özellikle denetim geçirme gibi bir talebiniz olabilir. Bunun için de sertifikasyon kuruluşunun size ait bilgilere göre denetim süresini hesaplaması ve sizinle fikir birliği içerisinde denetim gününü belirlemesi gerekir. Plânlama dahilinde denetim gerçekleştirilir ve firmanızın hem dokümantasyon hem de uygulama anlamında standarda uygunluğuna bakılır.
4)Raporlama ve Belge Basımı
Denetiminize dair rapor oluşturularak varsa uygunsuzluklarınız da dokümante edilir. Bu uygunsuzlukların niteliğine göre değişmekle birlikte kapatma için size süre tanınır. Tüm sürecin olması gerektiği gibi ilerlemesi durumunda belgeniz basılarak sizinle paylaşılır. Eğer denetim zorunluluğu yoksa belgeniz direkt olarak da basılabilir.
5)Belgenin Her Yıl Yenilenmesi
ISO belgelerinde çok bilinmeyen ya da gözden kaçabilen nokta belgenin her yıl yenilenmesi durumudur. Belgelerin yıllık olarak tekrar basılması gerekir çünkü geçerlilik süresi 1 yıldır. Dolayısıyla belgenizin geçerliliğini yitirmemesi için yıllık periyodu takip ederek belgelendirme kuruluşunuz ile irtibat hâlinde kalmanız gerekir.
GMG kuruluşunuza ISO 9001 konusunda nasıl yardımcı olur?
Gerekli Belgeler ve Hazırlık Süreci
ISO belgesi için gerekenler ağırlıklı olarak resmî evraklar ve başvuru formudur. Firmanızın net faaliyet alanının belirlenebilmesi adına ticaret sicil gazetesi gibi bazı belgeler sizden başvuru aşamasında talep edilebilir. Başvuru formu da göndermeniz gereken en önemli dokümanlardan biridir. Çünkü belgelendirme konusunda çalışan sayınız, şubelere sahip olup olmadığınız, talep ettiğiniz belge çeşitleri gibi detaylar oldukça önemlidir ve gerekli bilgiler bu form aracılığıyla edinilir. Bunun dışında sizi süreç içinde zorlayacak ya da bekletecek bir gereklilik yoktur, başvurunuz kolayca alınabilir.
ISO Sertifikasyon Sürecinin Aşamaları
Denetimler ve Değerlendirme Kriterleri
Her bir denetimde kriter esas alınan standardın kendisidir. Yani örneğin ISO 9001 belgesine sahip olmayı hedefliyorsanız denetiminiz ISO 9001 standardı baz alınarak gerçekleştirilir. İlgili standartta yazan tüm maddelerden sorumlu olmakla birlikte denetimde saptanan uygunsuzlukları kapatmak gibi bir göreviniz de vardır. Ancak denetimlerin amacının uygunsuzluk bulmak değil firmayı geliştirmek ve iyileştirme fırsatları hakkında farkındalık sahibi yapmak olduğu düşünülürse süreç oldukça kolay ve keyifli ilerleyebilir.
ISO belgelerine genellikle müşteri talebi ya da ihale süreçleri gibi durumlarda daha çok ihtiyaç duyulabilir. Bu nedenle firmalarda belgeyi kısa sürede edinmek gibi bir talep oluşabilir. Ancak ISO sertifikasyon süreci talep edilen akreditasyon türüne göre değişkenlik gösterir.
-
Eğer Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK) akrediteli bir belge almak istiyorsanız öncelikle bir denetim sürecinden geçmeniz gerekir. Bu durum da belgeyi alabilmeniz için belirli bir süreye ihtiyaç duyduğunuz anlamına gelir. Sertifikasyon kuruluşuna başvurmanızın akabinde sizin için denetim plânlanması, denetimin gerçekleştirilmesi ve raporlanması, sonrasında ise denetimin uygun sonuçlanması durumunda belgenizin basılması aşamaları birbirini takip eder. Denetime hazırlıksız girmeniz sertifikasyon sürecini oldukça sekteye uğratabilir. Fakat denetime hem dokümantasyon hem de uygulama anlamında hazırlandıysanız bu süreçler de hızlıca tamamlanacaktır
-
Müşteri talebinize veya kendi tercihinize göre farklı akreditasyon söz konusu ise gerekli evrakları sertifikasyon kuruluşu ile paylaşmanız yeterli olacak ve belgeniz mümkün olan en kısa süre içinde sizinle paylaşılacaktır.
Belgeyi edinmeniz için geçen süre konusunda sorun yaşamamak adına tüm bu detayları dikkatle belirlemeniz önemlidir. Mevcut durumlardan sertifikasyon kuruluşunu da haberdar ederseniz süreç sizin için en sağlıklı şekilde yürütülecektir.
Süreci Kolaylaştırmak İçin İpuçları
ISO belgelendirme süreci kuruluş ile firmanın düzenli olarak iletişim kurmasını gerektirir. Bu nedenle firmanızda bir temsilci belirleyip onu bu süreçle yakından ilgilenmesi konusunda görevlendirebilirsiniz. Fiyat teklifinden belge alımına kadar tüm sürecin takip edilmesi ve sertifikasyon kuruluşu ile sürekli bağlantı hâlinde kalınması süreci oldukça kolaylaştıracaktır. Bir diğer önemli nokta ise sertifika alımı için koşulları sağlamaktır. Eğer firmanızı buna hazırlamak istiyorsanız standart özelinde çalışmalar başlatmanız gerekir. Bu kısım da biraz teknik olduğu için süreci kendi bünyenizde yürütmeniz zor olabilir, bu noktada danışmanlık alma seçeneğine başvurabilirsiniz. Danışmanınız firmanızı belge alımına her açıdan hazırlayabilir, böylece belgelendirme süreciniz kolay ve hızlı tamamlanabilir.
ISO Belgesi Almanın İşletmelere Katkıları
- Firmanızı sistem sahibi yapar. Tüm faaliyetleriniz dokümante edilir ve çalışanlarınız tarafından da daha fazla benimsenmeye başlar. İşlemleriniz kayıt altına alınır, yazılı kanıtlarınız daima elinizin altında bulunur.
- Firmanızın ticarî gücünü artırır. Uluslararası düzeyde kabul görmüş standartların sertifikasına sahip olmak sizi müşterilerinize karşı daha itibar sahibi ve müşterilerinize karşı rekabette daha güçlü kılar.
- Maliyet kontrolünü daha rahat yapabilmenizi sağlar. Çünkü ISO sistemleri iyileştirme amaçlı bir yaklaşım sergilemesi nedeniyle firmanız için geliştirici olacak birçok uygulamayı da beraberinde getirir. Bir işi minimum iş gücü, minimum performans ve mümkün olan en az maliyetle gerçekleştirebilmenize olanak tanır.
- Firmanızın gelişimini kolayca izleyebilmenize yarar. ISO standartlarına bağlı olarak birçok faaliyet kayıt altına alınır. Bu sayede de elinizde somut veriler oluşur. Müşteri anketleriniz, düzeltici faaliyetleriniz, personelinizin gösterdiği performans ve üretim/satış miktarlarınız gibi birçok konuda raporlar elde edebilir ve firmanızın çizdiği grafiği ortaya koyabilirsiniz.
- Çalışanlarınızın aidiyet duygusu gelişir. Standartlara bağlı kalmak ve belirli yönetim sistemlerine sahip olmak çalışanlarınızın iş motivasyonunu da destekleyen unsurlardır
- Firmanızı birçok olası tehditten korur. Müşteri kaybı, bilişim verilerinin ele geçirilmesi, iş kazaları, çevre yönetiminde mevzuata aykırılıklar gibi çeşitli olumsuzlukları bertaraf etmeye yarar. ISO standartları bu konulara spesifik olarak da oluşturulabildiği için firmanızın itibarını koruma noktasında da destekçiniz olabilir.
GMG Belgelendirme ISO belgeleri konusunda kaliteli hizmet alacağınız bir sertifikasyon kuruluşudur. ISO belgesi almakla ilgili aklınızdaki diğer tüm sorular ve özel talepleriniz için bizimle hemen iletişime geçebilir, belgenize mümkün olan en iyi hizmet ve en ideal zaman avantajıyla sahip olabilirsiniz.