İçindekiler
Düzeltici ve önleyici faaliyet (DÖF), bir hatanın kök nedenini bulup tekrar etmemesi için alınan önlemlerin sistemli olarak yürütülmesidir. Kuruluşlarda kısaca DÖF olarak anılır.
Bu rehber, ISO 9001 Belgesi kapsamında DÖF sürecinin nasıl işletileceğini ve formun nasıl doldurulacağını anlatır.
DÖF Nedir?
DÖF, bir sorunu yalnızca o an çözmekle yetinmeyip nedenini ortadan kaldırmayı amaçlar. Sorunun tekrar etmemesi, faaliyetin başarı ölçüsüdür.
ISO 9001:2015’te önleyici faaliyet ayrı bir madde olmaktan çıktı ve risk temelli düşünmeye dahil edildi. Uygulamada ise DÖF ifadesi yaygın olarak kullanılmaya devam ediyor.
Düzeltme, Düzeltici Faaliyet ve Önleyici Faaliyet Farkı
Bu üç kavram sık karıştırılır ve denetimde en çok sorgulanan konulardandır. Farkı bir örnekle görmek en kolay yoldur.
| Kavram | Ne yapar? | Örnek |
|---|---|---|
| Düzeltme | Ortaya çıkan sorunu giderir | Hatalı ölçüdeki parçaları ayırıp yeniden işlemek |
| Düzeltici faaliyet | Sorunun tekrar etmemesi için nedenini ortadan kaldırır | Aşınan kalıbın bakım periyodunu kısaltmak |
| Önleyici faaliyet | Henüz yaşanmamış olası bir sorunu engeller | Diğer makinelerdeki benzer kalıpları da bakım planına almak |
ISO 9001 Madde 10.2’nin İstedikleri
Standart, uygunsuzluk ortaya çıktığında izlenecek yolu açıkça tanımlar. Denetçi DÖF kayıtlarını bu adımlarla karşılaştırır.
- Uygunsuzluğa tepki vermek, kontrol altına almak ve sonuçlarıyla ilgilenmek
- Uygunsuzluğu gözden geçirip kök nedenini belirlemek
- Benzer uygunsuzlukların başka yerde olup olmadığını araştırmak
- Gereken faaliyeti uygulamak ve etkinliğini gözden geçirmek
- Gerekirse riskleri ve kalite yönetim sistemini güncellemek
- Tüm bu adımları kayıt altına almak
DÖF Süreci Adım Adım
İyi işleyen bir DÖF süreci altı adımdan oluşur. Her adımın sorumlusu ve tarihi kayıtta yer alır.
1. Sorunu Tanımlayın
Ne, nerede, ne zaman ve ne kadar oldu sorularına net yanıt yazılır. Belirsiz tanım, yanlış kök nedene götürür.
2. Hemen Düzeltme Yapın
Sorunlu ürün ayrılır, müşteri etkileniyorsa bilgilendirilir. Bu adım yangını söndürür ama nedeni çözmez.
3. Kök Nedeni Bulun
5 Neden veya balık kılçığı (Ishikawa) gibi yöntemlerle asıl neden araştırılır. Kök neden çoğu zaman kişide değil, süreçtedir.
4. Faaliyeti Planlayın ve Uygulayın
Kök nedeni ortadan kaldıracak faaliyet, sorumlusu ve bitiş tarihiyle planlanır. Prosedür, talimat veya eğitim değişikliği gibi kalıcı önlemler tercih edilir.
5. Etkinliği Doğrulayın
Belirli bir süre sonra sorunun tekrar edip etmediği kontrol edilir. Tekrar ediyorsa kök neden yanlış bulunmuştur ve analiz yenilenir.
6. Kapatın ve Yaygınlaştırın
Etkin olduğu doğrulanan DÖF kapatılır. Benzer süreçler varsa aynı önlem oralara da uygulanır.
Örnek DÖF Formu
Aşağıdaki tablo, bir müşteri şikayeti için doldurulmuş DÖF formunun özetidir. Kendi formunuzu bu alanlara göre hazırlayabilirsiniz.
| Alan | Örnek içerik |
|---|---|
| Kaynak | Müşteri şikayeti |
| Sorun tanımı | Mart sevkiyatındaki 1.200 parçanın 40’ında delik ölçüsü toleransın dışında |
| Düzeltme | Stoktaki parçalar %100 kontrol edildi, hatalılar yeniden işlendi |
| Kök neden | Matkap ucu değişim periyodu tanımlı değil, aşınmış uçla üretim yapılmış |
| Düzeltici faaliyet | Uç değişimi her 2.000 delikte bir zorunlu hale getirildi, talimat güncellendi |
| Sorumlu ve tarih | Üretim şefi, 30 gün içinde |
| Etkinlik kontrolü | Sonraki 3 sevkiyatta ölçü hatası görülmedi, DÖF kapatıldı |
DÖF Kaynakları
DÖF yalnızca müşteri şikayetinden açılmaz. Sistem her kaynaktan gelen uygunsuzluğu aynı süreçle ele almalıdır.
- Müşteri şikayetleri ve iadeler
- İç tetkik ve belgelendirme denetimi bulguları
- Üretim veya hizmetteki uygun olmayan çıktılar
- Tedarikçi kaynaklı hatalar
- Hedeflere ulaşılamaması ve süreç performansındaki düşüş
İç tetkikten çıkan bulguların nasıl DÖF’e dönüştüğünü İç Tetkik yazısında anlattık.
Sık Yapılan Hatalar
Denetimlerde DÖF kayıtlarında aynı hatalar tekrar tekrar görülür. Bunlardan kaçınmak sistemin güvenilirliğini artırır.
Kök Neden Olarak Personel Hatası Yazmak
“Personel dikkatsizliği” kök neden değil, belirtidir. Asıl soru, sürecin bu hataya neden izin verdiğidir.
Düzeltmeyi Düzeltici Faaliyet Saymak
Hatalı ürünü yeniden işlemek sorunu bugün çözer ama yarın tekrar etmesini engellemez. Kayıtta iki adım ayrı ayrı yazılmalıdır.
Etkinlik Kontrolü Yapmadan Kapatmak
Faaliyet uygulandı diye DÖF kapatılmaz. Sorunun tekrar etmediği görüldükten sonra kapatılır.
Sıkça Sorulan Sorular
DÖF açmak için uygunsuzluk şart mı?
Düzeltici faaliyet için uygunsuzluk gerekir. Önleyici nitelikteki çalışmalar ise risk ve fırsat değerlendirmesi üzerinden yürütülür.
DÖF kaç günde kapatılmalı?
Standart süre belirlemez, kuruluş kendi hedefini koyar. Çoğu firma faaliyet için 30 gün, etkinlik kontrolü için 1–3 ay öngörür.
DÖF formu zorunlu mu?
Belirli bir form zorunlu değildir, ancak adımların kayıt altına alınması zorunludur. Kayıt kâğıt, Excel veya yazılım üzerinde tutulabilir.
Belgelendirme denetiminde çıkan uygunsuzluk için DÖF açılır mı?
Evet, her bulgu için kök neden ve düzeltici faaliyet planı hazırlanır. Majör bulgularda plan, belge kararından önce kapatılmalıdır.