İçindekiler
İç tetkik, bir kuruluşun kendi yönetim sistemini planlı aralıklarla ve tarafsız olarak denetlemesidir. Amaç, sistemin standarda uygun olup olmadığını ve etkin işleyip işlemediğini belgelendirme denetiminden önce görmektir.
Bu rehber, ISO 9001 Belgesi için iç tetkikin nasıl planlanacağını ve yürütüleceğini anlatır.
İç Tetkik Nedir?
İç tetkik, birinci taraf denetim olarak da adlandırılır. Kuruluş kendi adına, kendi personeli veya dışarıdan aldığı bir tetkikçiyle yapar.
Belgelendirme denetimi üçüncü taraf, tedarikçi denetimi ikinci taraf denetimdir. İç tetkik bu ikisine hazırlığın en etkili yoludur.
ISO 9001 Madde 9.2’nin İstedikleri
Standart iç tetkiki zorunlu tutar ve nasıl yürütüleceğine dair şartlar koyar. Belgelendirme denetiminden önce en az bir tam iç tetkik yapılmış olmalıdır.
- Sıklık, yöntem ve sorumlulukları içeren bir tetkik programı hazırlanmalıdır.
- Program, süreçlerin önemini ve önceki tetkik sonuçlarını dikkate almalıdır.
- Her tetkikin kapsamı ve kriterleri belirlenmelidir.
- Tetkikçiler tarafsız olmalı, kendi işlerini denetlememelidir.
- Sonuçlar ilgili yönetime raporlanmalıdır.
- Gereken düzeltmeler ve düzeltici faaliyetler gecikmeden yapılmalıdır.
İç Tetkik Programı ve Planı
Program yıllık çerçeveyi, plan ise tek bir tetkikin ayrıntısını gösterir. İkisi sık karıştırılır.
| Konu | Tetkik programı | Tetkik planı |
|---|---|---|
| Kapsadığı süre | Genellikle bir yıl | Tek bir tetkik günü |
| İçerik | Hangi süreç ne zaman denetlenecek | Saat, süreç, görüşülecek kişi ve tetkikçi |
| Hazırlayan | Kalite yöneticisi | Tetkik ekip lideri |
İç Tetkik Nasıl Yapılır?
Bir iç tetkik beş adımda tamamlanır. Adımlar ISO 19011 rehberindeki denetim ilkelerine dayanır.
1. Hazırlık
Süreçle ilgili prosedürler, önceki bulgular ve performans verileri incelenir. Tetkikte sorulacak sorular kontrol listesine yazılır.
2. Açılış
Birim sorumlusuyla kapsam, saat planı ve yöntem paylaşılır. Kısa bir toplantı yeterlidir.
3. Kanıt Toplama
Görüşme, gözlem ve kayıt incelemesiyle kanıt toplanır. Tetkikçi söylenenle yapılanın ve kayıtlarda yazanın aynı olup olmadığına bakar.
4. Bulguların Yazılması
Her bulgu şart, kanıt ve sonuç olarak açıkça yazılır. Bulgular uygunsuzluk, gözlem ve iyileştirme fırsatı olarak sınıflandırılır.
5. Kapanış ve Rapor
Bulgular birim sorumlusuyla paylaşılır ve rapor hazırlanır. Uygunsuzluklar için DÖF açılır.
Örnek İç Tetkik Soru Listesi
Aşağıdaki sorular ISO 9001 iç tetkikinde sık kullanılan örneklerdir. Her soru, cevabı kanıtla gösterilecek şekilde sorulmalıdır.
| Süreç | Örnek soru |
|---|---|
| Yönetim | Kalite hedeflerinin bu yılki sonuçlarını gösterebilir misiniz? |
| Satış | Son siparişin kabul öncesi gözden geçirme kaydı nerede? |
| Satın alma | Bu tedarikçi hangi kriterle seçildi ve en son ne zaman değerlendirildi? |
| Üretim | Bu ürünün kontrol talimatı hangisi ve son kontrol kaydı nerede? |
| Kalite kontrol | Bu ölçüm aletinin kalibrasyonu ne zaman yapıldı? |
| İnsan kaynakları | Bu operatörün yetkinliğini gösteren kayıt hangisi? |
| Müşteri | Son müşteri şikayeti nasıl sonuçlandırıldı? |
Bulgu Nasıl Yazılır?
İyi yazılmış bir bulgu, okuyan herkesin aynı şeyi anlamasını sağlar. Üç bölümden oluşur: şart, kanıt ve sonuç.
- Şart: ISO 9001 madde 7.1.5 ölçüm cihazlarının kalibre edilmesini ister.
- Kanıt: Üretim hattındaki 3 numaralı kumpasın kalibrasyon süresi Ocak ayında dolmuştur.
- Sonuç: Kalibrasyon süresi dolmuş cihazla ölçüm yapılmaktadır.
Bulgulardan düzeltici faaliyete geçiş için Düzeltici ve Önleyici Faaliyet yazısına bakın.
İç Tetkikçi Kim Olmalı?
İç tetkikçi, standardı bilen ve denetim tekniklerini öğrenmiş biri olmalıdır. Eğitim kaydı denetçi tarafından sorgulanır.
Küçük kuruluşlarda tarafsızlık için dışarıdan tetkikçi desteği alınabilir. Kendi ekibinizi yetiştirmek için ISO 9001 Eğitimi sayfasındaki iç tetkikçi programına göz atın.
Sıkça Sorulan Sorular
İç tetkik yılda kaç kez yapılmalı?
Standart sıklık belirlemez, ancak tüm süreçler yılda en az bir kez denetlenmelidir. Sorunlu süreçler daha sık denetlenebilir.
İç tetkik ile iç denetim aynı şey mi?
Evet, iki ifade de birinci taraf denetimi anlatır. ISO 9001’in Türkçe metninde “iç tetkik” ifadesi kullanılır.
İç tetkik dışarıdan yaptırılabilir mi?
Evet, standart tetkikçinin kuruluş çalışanı olmasını şart koşmaz. Önemli olan tarafsızlık ve yetkinliktir.
İç tetkikte bulgu çıkmaması iyi mi?
Her zaman değil, bulgu çıkmaması yüzeysel bir tetkikin işareti olabilir. İyi bir tetkik en azından iyileştirme fırsatları ortaya koyar.